Rimborso chilometrico in busta paga: cosa devi sapere
Hai usato la tua auto per una trasferta di lavoro? Che tu sia un dipendente, un amministratore o un collaboratore, conoscere le regole per il rimborso chilometrico in busta paga è essenziale per non perdere denaro.
Ma come funziona esattamente? E, soprattutto, i rimborsi chilometrici sono tassati? In questo articolo, ti offriamo una guida completa e aggiornata al 2025 su come calcolare e richiedere il tuo rimborso km in busta paga, con un focus sulla tassazione del rimborso chilometrico e sulle differenze per l’auto aziendale.
Cos’è il rimborso chilometrico in busta paga?
Il rimborso chilometrico in busta paga, come suggerisce il termine, è una pratica che ti permette di essere rimborsato per i chilometri percorsi durante gli spostamenti lavorativi.
Si tratta di un compenso che il datore di lavoro può erogare al dipendente per coprire le spese sostenute quando si usa l’auto propria. Solitamente, il rimborso km in busta paga viene calcolato in base ai chilometri percorsi e al costo medio per chilometro stabilito dalle tabelle ACI (Automobile Club d’Italia).
Dato che questo importo può variare nel tempo, è fondamentale rimanere aggiornati sulle tariffe correnti.
Vantaggi del rimborso km in busta paga
Il rimborso km in busta paga offre diversi vantaggi. Per i dipendenti, porta a un notevole risparmio finanziario poiché permette di essere rimborsati per i chilometri percorsi con la propria auto, riducendo le spese personali per carburante, manutenzione e usura.
Leggi anche: carte carburante, come funzionano e vantaggi
Ricevere il rimborso direttamente in busta paga semplifica la gestione delle finanze personali e amministrative, eliminando la necessità di richieste separate o di presentare documenti aggiuntivi.
Rimborso chilometrico: a chi spetta e quando si ha diritto
Il rimborso chilometrico spetta a tutti i lavoratori che usano il proprio veicolo per svolgere mansioni lavorative al di fuori della sede aziendale. Hanno diritto a richiederlo:
- Dipendenti
- Amministratori
- Soci
- Collaboratori esterni
In generale, il rimborso spetta quando il lavoratore si reca in un luogo diverso dalla sede abituale per conto dell’azienda, utilizzando un mezzo proprio (un’auto di proprietà o a noleggio a lungo termine). È importante che l’utilizzo del veicolo privato sia autorizzato o esplicitamente richiesto dal datore di lavoro.
Come si calcola il rimborso chilometrico?
Il calcolo del rimborso chilometrico non è arbitrario ma si basa sulle tabelle ACI (Automobile Club d’Italia) pubblicate annualmente. Queste tabelle indicano il costo per chilometro in base a vari parametri, come il modello, la marca e il tipo di alimentazione del veicolo.
La formula per il calcolo è molto semplice:
Rimborso = (Costo chilometrico tabella ACI) x (numero di km percorsi)
Per esempio, se la tua auto a benzina ha un costo chilometrico ACI di 0,7488 € e hai percorso 50 km per una trasferta, il rimborso a cui hai diritto sarà di 37,44 €.
Tassazione del rimborso chilometrico: cosa cambia nel 2025
Una delle domande più frequenti è: “i rimborsi chilometrici sono tassati?“. A livello legislativo, i rimborsi delle spese di viaggio, anche sotto forma di indennità chilometrica e di trasporto, non concorrono a formare il reddito se le spese sono rimborsate sulla base di idonea documentazione.
Leggi anche: tassazione auto aziendale, cosa cambia dal 2025
L’indennità chilometrica in busta paga non è quindi soggetta a tassazione per il dipendente, in quanto non è classificabile come remunerazione, ma come indennizzo per costi sostenuti dal lavoratore per conto dell’impresa.
Per essere esente da imposte, il rimborso deve essere calcolato precisamente sulla base delle tabelle ACI e deve essere giustificato da una richiesta formale.
Ecco le nuove aliquote di tassazione per il 2025, che definiscono la percentuale del rimborso che sarà soggetta a imposta in caso di rimborso non conforme alle tabelle ACI:
- Auto elettriche: 10% del costo chilometrico
- Ibride plug-in: 20% del costo chilometrico
- Diesel, benzina e GPL: 50% del costo chilometrico
Quali sono i requisiti per ottenere il rimborso chilometrico in busta paga?
Per ricevere il rimborso chilometrico in busta paga, è necessario che i viaggi effettuati siano strettamente legati all’attività lavorativa.
È fondamentale tenere un registro dettagliato dei chilometri percorsi, indicando la data, la destinazione e il motivo dello spostamento. Inoltre, il dipendente deve essere in possesso di un’autorizzazione scritta da parte del datore di lavoro per utilizzare la propria auto per scopi lavorativi.
Affinché il rimborso sia valido per l’Agenzia delle Entrate e l’INPS, è necessario mantenere una documentazione precisa e accurata. Oltre al registro dei chilometri, è consigliabile conservare tutte le ricevute delle spese sostenute durante i viaggi, come quelle per carburante, pedaggi autostradali e parcheggi.
Questi documenti possono essere richiesti in caso di controlli fiscali o previdenziali. Utilizzare app o strumenti digitali specifici può semplificare notevolmente questa attività.
Rimborso chilometrico auto aziendale vs auto propria
Spesso si fa confusione tra l’utilizzo della propria auto e quello di un’auto aziendale.
Il rimborso chilometrico è previsto esclusivamente quando si utilizza la propria auto privata o un’auto a noleggio per fini lavorativi. È la soluzione ideale per chi non dispone di un veicolo aziendale ma ha bisogno di muoversi per conto del datore di lavoro.
Leggi anche: deducibilità e detraibilità auto aziendale
In caso di utilizzo di un’auto aziendale, il rimborso chilometrico non si applica, perché i costi di gestione (carburante, manutenzione, assicurazione) sono già a carico dell’azienda. In questo caso, il lavoratore non sostiene spese personali per la trasferta.
Se hai un’azienda e stai valutando di fornire delle auto ai tuoi dipendenti, sappi che scegliere la formula del noleggio lungo termine può farti risparmiare denaro ma anche e soprattutto tempo prezioso.
Leggi anche: requisiti noleggio a lungo termine imprese e p.iva
Inoltre, ti basterà interfacciarti con un unico fornitore del servizio, che si occuperà al tuo posto della gestione di tutte le pratiche burocratiche e amministrative legate al mezzo, grazie al canone Tutto Incluso. Il canone, infatti, comprende oltre alla gestione delle pratiche:
- la copertura assicurativa completa
- la manutenzione ordinaria e straordinaria
- il soccorso stradale 24/7
- la consegna gratuita della vettura presso la sede aziendale.
Non ti resta che scoprire le migliori offerte di noleggio lungo termine per Aziende e Professionisti! Oppure contattaci per un preventivo personalizzato. Un consulente esperto analizzerà attentamente le tue esigenze e ti proporrà l’offerta più adatta alla tua mobilità.
