Carte carburante aziendali: come funziona, vantaggi e quali scegliere

Con la normativa in vigore dal 1° gennaio 2019, non è più possibile pagare il carburante con i contanti durante le trasferte di lavoro. L’unico modo per poter detrarre l’Iva e dedurre le spese effettuate è di farlo tramite una forma di pagamento tracciabile: carta di credito o carta prepagata. Per questo motivo molte imprese si stanno dotando delle carte carburante aziendali, ormai indispensabili per recuperare le spese di viaggio. In questo articolo ti do tutte le informazioni utili su come funziona questo metodo di pagamento e come scegliere una carta carburante migliore.  

Carta carburante aziendale: cos’è e come funziona

La carta carburante è un modo conveniente e alternativo per aziende e professionisti per pagare benzina, diesel e altri combustibili presso le stazioni di servizio. Invece che pagare in contanti, carta di credito o assegno, viene utilizzata la carta carburante aziendale. Vediamo quali sono i suoi vantaggi.     

Perché ti conviene introdurre le carte carburante aziendali

Burocrazia semplificata

Le carte carburante aziendali sono indubbiamente comode dal punto di vista burocratico, in quanto semplificano significativamente la gestione delle fatture e rimborsi. Praticamente, si tratta di un’unica fattura elettronica per il rifornimento delle vetture.  

Vantaggi fiscali delle carte carburante aziendali

Da gennaio 2019 le carte carburante elettroniche sono indispensabili per le aziende per dedurre le spese di carburante e avere il rimborso Iva. Essendo documentate tramite fatture elettroniche, le spese del carburante sono deducibili:

• 100% per vetture aziendali ad uso esclusivo e strumentale dell’attività,
• 20% per vetture aziendali concesse ad uso promiscuo.

Ci sono però alcune eccezioni per i veicoli concessi a dipendenti, agenti e rappresentanti e vetture ad uso pubblico come: Taxi, scuole guida, attività di leasing e noleggio e agenti di commercio.   Inoltre, con la carta carburante è possibile il recupero dell’Iva. In generale, il limite forfettario di detraibilità per le spese di carburante è pari al 40% per:

• vetture non superiori ai 3.500kg adibite al trasporto di persone;
• con massimo 8 posti a sedere (escluso il conducente);
• non utilizzati esclusivamente per l’attività.

 

Carte carburante aziendali garantiscono un miglior controllo dei costi

Fornendo la carta carburante aziendale ai tuoi driver puoi monitorare facilmente le spese per il rifornimento dei veicoli. Inoltre, saprai esattamente dove e quanto spesso fanno carburante. Disponendo di queste informazioni puoi prevedere delle azioni più mirate di ottimizzazione dei costi della flotta e avere un’idea più chiara del TCO (Total Cost of Ownership) di ogni vettura del tuo parco.  Leggi anche: Gestione flotta aziendale: 3 modi per ridurre i costi  

Risparmio economico

La maggior parte delle carte carburante aziendali funzionano a principio “più spendi, più risparmi” offrendo degli sconti con l’aumentare della spesa. Utilizzare la carta carburante da questo punto di vista è una scelta strategica che ti permette di risparmiare.  

Tipologie di carte carburante per aziende

Esistono più tipologie di carte carburante aziendali, a seconda del fornitore e del metodo di addebito. Capiamo quali sono le differenze e quale conviene scegliere per la tua flotta.    

Per fornitore: carte carburante monomarca e multimarca

Carte carburante monomarca

Tante compagnie petrolifere offrono una carta carburante monomarca alle aziende, che viene utilizzata esclusivamente presso i propri distributori. Qui citerei la Cartissima Q8 che ritengo la più vantaggiosa tra tutte le carte monomarca disponibili sul mercato. La carta carburante aziendale monomarca solitamente ha un prezzo irrisorio o potrebbe essere addirittura gratuita, e ha sconti dedicati ai possessori. La carta carburante monomarca ha i suoi PRO e CONTRO. Da un lato può sembrare sconveniente, data la scelta di distributori abbastanza limitata, ma può garantire un sostanzioso risparmio fisso grazie agli sconti. Consiglierei una carta carburante monomarca se i tuoi driver fanno un determinato percorso giornaliero e se sai di poterti sempre affidare ad un distributore specifico, oppure se la tua azienda dispone di un distributore di carburante nelle vicinanze.  

Carte carburante aziendale multimarca

Le carte carburante aziendali multimarca, invece, danno la possibilità di rifornirsi presso più fornitori convenzionati. Non essendo obbligato a fare rifornimento da un unico fornitore, puoi sempre scegliere un distributore più economico. Molte carte carburante multimarca, infatti, dispongono di un App dove vengono segnalati i prezzi dei vari distributori convenzionati mappati, in modo tale da poter scegliere la stazione di rifornimento più conveniente e vicina. Tra le carte multimarca più convenienti, in termini di prezzo e numero di stazioni di rifornimento che le accettano, nominerei la carta UTA di Edenred e DKV Card. Questi due fornitori di carte carburante aziendali sono convenzionati con più di 7.500 distributori in Italia.  

Carte carburante universali

Le carte carburante universali risolvono completamente il problema dell’accesso alle pompe di carburante e della fattura elettronica alle aziende. Esse permettono il rifornimento presso qualsiasi stazione di servizio e forniscono la fattura elettronica necessaria per dedurre i costi delle spese di viaggio in bilancio o nella dichiarazione dei redditi del professionista. In questo modo i possessori della carta carburante o i tuoi driver non saranno vincolati ma potranno fare rifornimento presso i distributori più economici che trovano lungo il tragitto. Delle carte carburante universali consiglierei la prepagata Soldo Drive o la carta UTA di Edenred con addebito in C/C.    

Per tipo di pagamento: prepagate e con addebito

Carte carburante prepagate

Le carte carburante prepagate sono molto semplici da utilizzare: dopo il pagamento effettuato da un driver ad un distributore, puoi avere accesso diretto alla documentazione elettronica da remoto che contiene tutti i pagamenti effettuati. Con questa fattura puoi richiedere le agevolazioni fiscali, e quindi dedurre le spese e detrarre l’IVA. In questo modo i tuoi driver non dovranno più preoccuparsi di compilare note spese o cercare le spese del carburante nell’estratto conto, ma dovranno richiedere semplicemente la fattura elettronica al distributore. Le carte carburante aziendali prepagate di solito hanno un costo fisso mensile di utilizzo (si tratta di pochi euro) e non necessitano di fido bancario e particolari garanzie per poterla acquistare.  

Carte carburante con addebito in C/C

Le carte carburante di credito con addebito in conto corrente hanno un grande vantaggio: la concessione di un periodo di dilazione tra il momento in cui viene effettuato il pagamento di carburante e l’effettivo addebito sul conto e quindi la sottrazione dell’importo pagato dal saldo. La dilazione di pagamento varia da fornitore a fornitore e può arrivare fino a 45 giorni. La carta carburante con addebito permette di avere maggiore liquidità di cassa. Tengo a precisare che questa tipologia di carte, come tutte le carte di credito, richiede delle garanzie e/o cauzione per la concessione del fido.  

Carte carburante e il Noleggio a Lungo Termine

Siccome l’obiettivo principale del Noleggio a Lungo Termine è fornire un servizio di mobilità a 360 gradi alle aziende e professionisti, alcune società offrono anche le carte carburante ai suoi clienti. Per esempio, noi di Rent&Drive, a richiesta, possiamo includere nel tuo canone di Noleggio a Lungo Termine anche servizio carte carburante aziendali dei circuiti ENI, ESSO e Q8 per garantire la massima copertura sul territorio e massimo controllo sulle spese. Il pagamento in questo caso avviene tramite la fatturazione mensile. Praticamente, fatturiamo mensilmente il corrispettivo di gestione pattuito per le carte carburante ed un ammontare dei rifornimenti di carburante effettuati per ciascuna carta. L’invio delle fatture avverrà tramite fatturazione elettronica che permette di usufruire dei benefici fiscali. Conosci il nostro reparto dedicato al noleggio lungo termine delle flotte aziendali.