Noleggio a lungo termine: lo studio di fattibilità

Oggi daremo la parola a Michela, la nostra preziosa collaboratrice operante nel backoffice. Insieme a lei cercheremo di capire un elemento particolare del noleggio lungo termine, ovvero lo studio di fattibilità, che sarà il soggetto principale della nostra intervista. Vedremo di cosa si tratta, a cosa serve e qual è il suo ruolo nel processo necessario per siglare un accordo.

Il noleggio a lungo termine, cosa fare per firmare un contratto

«Prima di addentrarci in questioni puramente burocratiche e tecnicismi, è opportuno fare una premessa. Cominciamo quindi con un quesito più generale, che permette di entrare “in punta di piedi” nel mondo del noleggio lungo termine. Quali sono i passaggi necessari per firmare un contratto?» «Direi che tutto ha inizio nel momento in cui il cliente ci contatta perché interessato a questa formula. Era nata per semplificare la mobilità di tante aziende, con un parco auto molto numeroso e alla ricerca di una soluzione capace di alleggerire il carico di lavoro. Oggi le offerte sono state ampliate anche ai privati; come le imprese, anche loro guardano con crescente curiosità e interesse alle alternative proposte dal settore delle quattro ruote. Ognuno porta con sé richieste e problematiche differenti. Il compito del consulente è fare un’analisi delle esigenze. Per proporre un’offerta su misura sarà determinante capire l’utilizzo che verrà fatto delle vettura e da chi sarà guidata. Come ben sappiamo, ad esempio, un neopatentato deve rispettare regole molto precise; se ad aver fatto domanda è invece una realtà lavorativa, occorrerà considerare gli spostamenti dei suoi dipendenti. Le variabili che entrano in gioco sono quindi tante e ciascuna esige un approfondimento molto accurato. Quando ogni tassello è stato collocato al proprio posto, viene definita la proposta. Il driver riceve un preventivo nel quale è indicato il modello prescelto, comprensivo dell’allestimento e degli optional desiderati. Aver ascoltato e tradotto efficacemente le sue necessità significa anche proporre una motorizzazione che permetta un equilibrio tra consumo di carburante e viaggi compiuti. Questo aspetto influisce poi sulla quantità di pneumatici da includere; illimitati o un numero preciso di treni? Chi si occuperà del cambio stagionale? Ecco altri interrogativi a cui è fondamentale trovare una risposta. Vengono infine specificati la durata del contratto e il chilometraggio, insieme ai servizi compresi nel canone. Dopo aver accettato, viene chiesto di consegnare la documentazione necessaria per avviare lo studio di fattibilità. Ad occuparsene è direttamente la società di noleggio, che conduce una vera e propria inchiesta relativa la situazione finanziaria del cliente. Penso che questo sia forse il passaggio più importante e delicato per capire come funziona il noleggio a lungo termine. Infatti, l’esito consente oppure preclude l’accesso all’ultima fase: l’ordine del veicolo. Non esiste però solo il bianco e il nero; tra i due ci sono differenti sfumature di colore. Talvolta ci troviamo davanti ad un risultato che potremmo definire incerto; per ottenere il via libera vengono chieste infatti garanzie. Privati ma anche aziende devono quindi corrispondere un anticipo, grazie al quale si riducono le rate mensili. È invece prerogativa esclusiva delle realtà imprenditoriali versare un deposito. Questa somma – per i possessori di partita IVA è pari a 3.000€ – non contribuisce ad abbassare il canone; è un fondo dal quale attingere se sopraggiungono difficoltà economiche e non è possibile sostenere il pagamento della quota. Il denaro rimane congelato e viene restituito interamente o in parte al termine del contratto.»

Studio di fattibilità: cos’è e a cosa serve

«La tua spiegazione è stata molto chiara e soprattutto completa. Soffermiamoci sullo studio di fattibilità. Immagino che, tra tutte quelle illustrate, sia la fase in merito alla quale sorge il maggior numero di domande. Andiamo quindi a descrivere nel dettaglio a cosa serve, da chi viene condotta e qual è la sua importanza.» «È fondamentale per capire come funziona il noleggio a lungo termine. Concordo quindi con te sulla necessità di spendere qualche parola in più su questo cruciale momento del percorso burocratico. Vorrei introdurre l’argomento con un esempio pratico, che spero ci aiuti a capire meglio. Abbiamo deciso di trascorrere una settimana in una località marittima con la famiglia. Non volendo appoggiarci a nessuna agenzia, siamo noi gli organizzatori del viaggio. Per cercare un hotel sono necessarie numerose ricerche; visitiamo i siti web delle diverse strutture, confrontiamo i preventivi e telefoniamo per avere informazioni più specifiche. Vogliamo essere sicuri che l’albergo abbia i comfort e i servizi – come la piscina o uno spazio dedicato al gioco dei bambini – indispensabili per godersi la vacanza. Grazie allo studio di fattibilità, le società di NLT raggiungono lo stesso fine; riescono infatti a capire se il cliente è in grado di sostenere il pagamento del canone mensile. Un reparto dedicato effettua indagini riguardo la condizione finanziaria del driver con l’obiettivo di controllare che non ci siano anomalie o situazioni poco “trasparenti”.»

Quali documenti servono per il Noleggio Lungo Termine?

«Per dare avvio alla studio di fattibilità, il cliente deve consegnare la documentazione richiesta. Cosa possiamo dire al riguardo?» «Il privato dovrà dimostrare la sua stabilità economica attraverso un contratto di lavoro a tempo indeterminato, nel quale si attesta che ha superato il periodo di prova. Tra gli articoli pubblicati nel blog ce n’è uno che illustra molto bene cosa occorre; vi suggerisco quindi di leggerlo con attenzione. Farei soltanto alcune importanti precisazioni in merito alle aziende. La visura deve essere aggiornata, quindi datata a non più di 6 mesi prima. Alcune società vogliono poi prendere visione delle bollette relative all’utenza telefonica o del gas; è un’ulteriore certezza che la sede sia effettivamente attiva. Apro poi una breve partentesi sulle imprese neocostituite. Queste realtà non hanno a disposizione bilanci che possano attestare l’andamento nel tempo dell’attività. Il consulente ha quindi l’obbligo di inserire il deposito all’interno della proposta; al contrario, sarà impossibile procedere.»

Studio di fattibilità: e dopo?

«Quanto tempo occorre attendere per ricevere una risposta? Riusciamo a dare una stima  approssimativa? Raccontiamo anche cosa avviene in seguito, concludendo così il discorso su come funziona il noleggio a lungo termine.» «Dall’invio dei documenti al momento in cui viene comunicato l’esito trascorrono in media 4 giorni. Ci sono tuttavia situazioni dove è stato necessario attendere più a lungo; è difficile comunque scendere sotto le 72 ore. Siamo alle battute finali dell’iter; arrivati a questo punto, abbiamo di fronte una duplice alternativa. Se la proposta viene accettata nella forma in cui è stata presentata, non ci sono ostacoli che impediscono di ordinare la vettura. Il risultato positivo viene quindi comunicato al cliente, il quale conferma la “correttezza” del preventivo. Il modello – inclusi allestimento e optional – e la tinta della carrozzeria sono quelli concordati; il canone comprende inoltre tutti i servizi definiti con il consulente. Segue infine l’eventuale bonifico dell’anticipo o del deposito. Troviamo qui una “categoria intermedia”: nel caso in cui non fossero stati già messi in conto, bisogna tornare infatti al passaggio precedente. Ciò avviene quando l’analisi delle capacità finanziarie ha portato alla luce che il driver è nella posizione di poter pagare ma sussistono tuttavia alcune remore; per evitare spiacevoli inconvenienti futuri, la società di NLT richiede quindi una garanzia. Dopo averlo informato di questo cambiamento, il cliente valuta la possibilità di un pagamento “a monte” anche se non previsto in origine. Soltanto dopo averla approvata, il percorso burocratico procede. Il discorso è ben diverso quando lo studio restituisce un esito negativo. Dall’indagine emerge che il cliente deve sostenere già altre spese mensili come un mutuo; osservando i bilanci un’azienda risulterebbe idonea ma uno dei soci è stato segnalato al CRIF, l’ente che raccoglie le irregolarità finanziarie nella sua banca dati. Le casistiche sono molteplici: ogni guidatore è una situazione con particolarità “personali”. Vi rimando ancora una volta ad un articolo del blog dove vengono spiegati i quattro requisiti che un privato deve possedere per poter guidare un’auto a noleggio lungo termine. Davanti a situazioni come quelle che ho appena descritto, è impossibile andare oltre; abbiamo imboccato una strada senza uscita. Il cliente ha dimostrato infatti di non avere le carte in regola. Per motivi legati alla privacy, però, la società non rende note le motivazioni che hanno portato a respingere la domanda. Talvolta vengono chiesti chiarimenti e magari viene suggerito di indicare un garante oppure intestare il contratto al coniuge. Sono comunque “vie di fuga” che devono essere soppesate con attenzione e avanzate solo dopo aver sentito l’opinione del consulente.»