Carta carburante per partita IVA: vantaggi e modelli 2025

Le carte carburante aziendali rappresentano una soluzione efficiente e sicura per la gestione delle spese di rifornimento di flotte aziendali e professionisti con Partita IVA. Oltre a semplificare la contabilità, offrono numerosi vantaggi fiscali e operativi.

Con la normativa in vigore dal 1° gennaio 2019, non è più possibile pagare il carburante con i contanti durante le trasferte di lavoro, rendendo le carte carburante uno strumento indispensabile.

Se ti stai chiedendo “come funzionano le carte carburante aziendali e quale scegliere” per la tua attività, sei nel posto giusto.

Questa guida, aggiornata al 2025, ti fornirà tutte le informazioni necessarie per ottimizzare i costi e la gestione dei tuoi veicoli.

Che cos’è una carta carburante aziendale?

Una carta carburante è uno strumento di pagamento elettronico, simile a una carta di credito, utilizzata esclusivamente per l’acquisto di carburante (benzina, diesel, GPL, metano) e, in alcuni casi, di altri servizi legati alla mobilità come pedaggi, parcheggi e autolavaggi.

È pensata per aziende, liberi professionisti e possessori di Partita IVA che utilizzano l’auto per scopi lavorativi.

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La carta elimina la necessità di gestire contanti e scontrini, fornendo un controllo centralizzato sulle spese di rifornimento. Questo strumento è particolarmente utile per le aziende che gestiscono una flotta, poiché ogni transazione viene registrata e inviata in una singola fattura elettronica.

Come funziona la carta carburante Partita IVA e aziende

Il funzionamento di una carta carburante aziendale è molto semplice. Quando si effettua un rifornimento, il dipendente utilizza la carta per pagare. La transazione viene registrata elettronicamente e associata al veicolo. I dati raccolti vengono poi consolidati in un’unica fattura elettronica inviata mensilmente (o con altra cadenza) all’azienda.

Questa procedura non solo riduce l’onere amministrativo, ma semplifica anche la deducibilità delle spese. In Italia, la fattura elettronica sostituisce lo scontrino cartaceo come prova d’acquisto, garantendo la validità fiscale della spesa. Questo rende la carta carburante Partita IVA uno strumento indispensabile per la gestione amministrativa.

Vantaggi fiscali delle carte carburante aziendali

L’uso di carte carburante aziendali non solo semplifica la gestione, ma offre anche significativi vantaggi fiscali. Con la normativa in vigore dal gennaio 2019, la documentazione delle spese tramite fattura elettronica è obbligatoria per poter dedurre i costi del carburante e ottenere il rimborso dell’IVA.

Le spese per il carburante sono interamente deducibili (al 100%) per le vetture aziendali utilizzate esclusivamente per l’attività lavorativa. Per i veicoli concessi in uso promiscuo, la deducibilità è del 20%. Esistono eccezioni per i veicoli dati in uso a dipendenti, agenti e rappresentanti e per quelli adibiti a uso pubblico, come taxi, scuole guida e veicoli a noleggio.

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Inoltre, le carte carburante permettono il recupero dell’IVA. In generale, il limite forfettario di detraibilità per le spese di carburante è pari al 40% per le vetture che non superano i 3.500 kg, adibite al trasporto di persone (con un massimo di 8 posti a sedere, escluso il conducente) e che non sono utilizzate esclusivamente per l’attività aziendale.

I vantaggi delle carte carburante aziendali

Utilizzare le carte carburante aziendali offre una serie di vantaggi significativi che vanno oltre la semplice convenienza:

• Semplificazione fiscale e contabile: ricevi una fattura elettronica unica e dettagliata per tutti i rifornimenti, facilitando la gestione delle deduzioni IVA e la documentazione per il fisco. Questo elimina la necessità di raccogliere e archiviare scontrini e ricevute cartacee.
• Controllo e monitoraggio delle spese: puoi monitorare in tempo reale i consumi di ogni veicolo e di ogni conducente. Le piattaforme online dedicate offrono report dettagliati, permettendoti di identificare eventuali anomalie o inefficienze.

Fornendo la carta carburante aziendale ai tuoi driver puoi monitorare facilmente le spese per il rifornimento dei veicoli. Inoltre, saprai esattamente dove e quanto spesso fanno carburante. Disponendo di queste informazioni puoi prevedere delle azioni più mirate di ottimizzazione dei costi della flotta e avere un’idea più chiara del TCO (Total Cost of Ownership) di ogni vettura del tuo parco. Leggi anche: Gestione flotta aziendale: 3 modi per ridurre i costi.

• Sicurezza: le carte sono protette da un PIN e possono essere limitate a specifici tipi di carburante o orari di utilizzo. In caso di smarrimento o furto, possono essere bloccate istantaneamente.
• Riduzione dei costi amministrativi: la gestione centralizzata delle spese elimina le note spese individuali e riduce il carico di lavoro per il reparto amministrativo.

Tipologie di carte carburante per aziende

Tipologie di carte carburante per fornitore: carte carburante monomarca e multimarca

La scelta tra una carta carburante multimarca e una monomarca dipende dalle tue specifiche esigenze.

• Carte carburante monomarca: sono emesse da una singola compagnia petrolifera (es. Q8, Eni, Tamoil) e sono valide solo presso le loro stazioni di servizio. Offrono spesso sconti o tariffe agevolate, ma limitano la libertà di rifornimento.
• Carte carburante multimarca: come suggerisce il termine, queste carte (ad esempio quelle di Telepass) sono accettate da una rete più ampia di distributori, inclusi marchi diversi, sia in Italia che all’estero. Una carta carburante multimarca ti offre maggiore flessibilità e convenienza, permettendoti di scegliere la stazione con il prezzo più competitivo o quella più vicina, indipendentemente dal gestore.

La scelta dipende dalla frequenza dei tuoi spostamenti e dalla grandezza della tua flotta. Se i tuoi veicoli operano in un’area ristretta e sono fedeli a un solo marchio, una carta monomarca può bastare. Se, invece, i tuoi veicoli viaggiano molto e su ampi territori, la flessibilità di una carta carburante multimarca è un vantaggio decisivo.

Tipologie di carte carburante tipo di pagamento: prepagate e con addebito

Oltre alla distinzione tra monomarca e multimarca, le carte carburante aziendali si dividono in base alla modalità di pagamento. La scelta tra un tipo e l’altro dipende dalle esigenze finanziarie e operative della tua attività.

• Carte carburante prepagate: sono estremamente semplici da utilizzare, una volta che il driver ha effettuato il rifornimento, puoi avere accesso immediato alla documentazione elettronica che riassume tutti i pagamenti effettuati. Con questa fattura unica, puoi richiedere agevolazioni fiscali, dedurre le spese e detrarre l’IVA. Questo sistema elimina la necessità per i tuoi dipendenti di compilare note spese o di dover conservare scontrini. Le carte prepagate solitamente hanno un costo fisso mensile ridotto, non richiedono un fido bancario o particolari garanzie, e questo le rende una soluzione accessibile a tutti, incluse le piccole imprese e i professionisti.
• Carte carburante con addebito in C/C: offrono un grande vantaggio, ossia la concessione di un periodo di dilazione di pagamento. Tra il momento in cui viene effettuato il pagamento del carburante e l’effettivo addebito sul conto possono passare fino a 45 giorni. Questa dilazione permette di avere una maggiore liquidità di cassa. È importante notare che, come tutte le carte di credito, richiedono la presentazione di garanzie o cauzioni per la concessione del fido.

Il noleggio a lungo termine: l’opzione che integra tutto

Il noleggio a lungo termine ha l’obiettivo di fornire un servizio di mobilità a 360 gradi a professionisti e aziende. Per questo motivo, alcune società offrono anche le carte carburante aziendali ai propri clienti.

Noi di Rent&Drive, a richiesta, possiamo includere nel tuo canone di noleggio a lungo termine il servizio carte carburante dei circuiti ENI, ESSO e Q8, garantendo la massima copertura sul territorio e il massimo controllo sulle spese.

Il pagamento avviene tramite fatturazione mensile: ti invieremo una fattura elettronica unica che include il corrispettivo di gestione pattuito per le carte carburante e l’ammontare dei rifornimenti effettuati per ciascuna carta. Questo ti permette di usufruire dei benefici fiscali senza preoccuparti della burocrazia.

Se desideri una gestione semplificata e completa per la tua attività, conosci il nostro reparto dedicato al noleggio a lungo termine delle flotte aziendali.