Rimborso chilometrico in busta paga: cosa devi sapere

Il rimborso chilometrico in busta paga per le auto aziendali è un argomento di grande interesse sia per i dipendenti ma anche per i proprietari o gestori di un’impresa. Capire come funziona questo sistema di rimborso e quali sono le regole e i vantaggi ad esso associati è fondamentale per coloro che hanno auto aziendali per scopi lavorativi. In questo articolo, esploreremo tutto ciò che c’è da sapere sul rimborso chilometrico in busta paga e ti spiegherò come poter gestire tutto nel modo migliore possibile.  

Cos’è il rimborso chilometrico in busta paga?

Il rimborso chilometrico in busta paga, come si intuisce dal termine, è una pratica che permette di ottenere un rimborso per i chilometri percorsi durante gli spostamenti lavorativi. Si tratta quindi di un compenso che il datore di lavoro può erogare al dipendente per coprire le spese sostenute durante gli spostamenti effettuati con l’auto aziendale o con la propria. Solitamente viene calcolato in base ai chilometri percorsi e al costo medio per chilometro stabilito dall’INPS (Istituto Nazionale della Previdenza Sociale). Questo importo può variare nel tempo, quindi è importante rimanere aggiornati sulle tariffe correnti.  

Vantaggi del rimborso km in busta paga delle auto aziendali

Il rimborso km in busta paga, per i dipendenti, porta inevitabilmente ad un risparmio finanziario: permette di essere rimborsati per i chilometri percorsi con l’auto aziendale, riducendo così le spese personali sostenute per carburante, manutenzione e usura dell’auto. Ricevere il rimborso chilometrico direttamente in busta paga semplifica la gestione delle finanze personali e amministrative, evitando la necessità di richiedere rimborsi separati o di presentare documenti aggiuntivi. Infine, il rimborso chilometrico può essere considerato un incentivo per i dipendenti ad utilizzare l’auto aziendale per scopi lavorativi, incoraggiando così la mobilità e la flessibilità aziendale.  

Il rimborso chilometrico in busta paga è tassato?

Per quanto riguarda la tassazione in capo al lavoratore, a livello legislativo i rimborsi delle spese di viaggio, anche sotto forma di indennità chilometrica e di trasporto non concorrono a formare il reddito se le spese sono rimborsate sulla base di idonea documentazione; L’ indennità chilometrica in busta paga non è quindi soggetta a tassazione in capo al dipendente, in quanto non è classificabile come remunerazione, ma come indennizzo per costi sostenuti dal dipendente per conto dell’impresa. Per approfondire ti invito a leggere “TABELLA ACI 2023 PER FRINGE BENEFIT E RIMBORSO CHILOMETRICO: TUTTE LE NOVITÀ”

Quali sono i requisiti per ottenere il rimborso chilometrico in busta paga?

Per ricevere il rimborso chilometrico in busta paga, è necessario che i viaggi effettuati siano strettamente legati all’attività lavorativa. È fondamentale tenere un registro dettagliato dei chilometri percorsi, indicando la data, la destinazione e il motivo dello spostamento. Inoltre, il dipendente deve essere in possesso di un’autorizzazione scritta da parte del datore di lavoro per utilizzare l’auto aziendale per scopi personali o per altri incarichi lavorativi non direttamente correlati all’attività principale. Affinché il rimborso chilometrico sia valido agli occhi dell’Agenzia delle Entrate e dell’INPS, è necessario mantenere una documentazione precisa e accurata. Oltre al registro dei chilometri percorsi, è consigliabile conservare tutte le ricevute delle spese sostenute durante i viaggi, come ad esempio il carburante, il pedaggio autostradale e le eventuali tasse di parcheggio. Questi documenti possono essere richiesti in caso di controlli fiscali o previdenziali. Utilizzare app o strumenti digitali specifici può semplificare questa attività.

Semplifica la gestione con il Noleggio lungo termine

Il rimborso chilometrico in busta paga per le auto aziendali rappresenta un beneficio importante per i dipendenti che svolgono spostamenti lavorativi. Seguire le linee guida e le normative vigenti è fondamentale per garantire che il rimborso chilometrico sia correttamente erogato e documentato. Se hai un’azienda e stai valutando di fornire delle auto ai tuoi dipendenti, sappi che scegliere la formula del noleggio lungo termine può farti risparmiare denaro ma anche e soprattutto tempo prezioso. Un consulente dedicato analizzerà attentamente le esigenze di mobilità dei tuoi dipendenti e ti proporrà la migliore soluzione, anche tenendo conto del rimborso chilometrico in busta paga, in ottica di un’ottimizzazione del budget da investire nel fringe benefit e/o nel rimborso chilometrico. Inoltre, ti basterà interfacciarti con un unico fornitore del servizio, che si occuperà al tuo posto della gestione di tutte le pratiche burocratiche e amministrative legate al mezzo, grazie al canone Tutto Incluso. Il canone, infatti, comprende  oltre alla gestione delle pratiche:

• la copertura assicurativa completa
• la manutenzione ordinaria e straordinaria
• il soccorso stradale 24/7
• la consegna gratuita della vettura presso la sede aziendale.

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