Car Policy aziendale: cos’è e perché ti serve

Sono convinto che vuoi gestire il tuo parco auto nel modo più economico ed efficiente possibile. A prescindere dal fatto che la tua impresa abbia una flotta composta da centinaia di veicoli o da meno di dieci, ti consiglio di elaborare una Car Policy aziendale prima di prendere qualsiasi decisione riguardo al tuo parco auto. Scopriamo perché è così importante.  

Cos’è Car Policy

Car Policy è un documento dove sono stabiliti i principi guida che definiscono delle politiche e delle procedure relative all’uso dei veicoli aziendali. Una Car Policy definisce i principi base della soluzione di mobilità e influisce quindi in maniera decisiva sui costi. La Car Policy deve garantire una mobilità ottimale ed economicamente efficiente all’interno dell’impresa senza tralasciare gli obiettivi aziendali prefissati.  

I Contenuti della Car Policy aziendale

Per rendere la tua Car Policy efficace è necessario includere opportunamente una serie di aspetti.  

Le regole di utilizzo del veicolo

Ogni Car Policy dovrebbe avere una sezione chiara e completa che definisce le regole di utilizzo del veicolo aziendale. Quindi deve includere le seguenti informazioni: – Chi guida i veicoli? – Per quale scopo vengono utilizzati? Per esempio, vanno assegnate ai dipendenti come Fringe Benefit o avranno un ruolo esclusivamente di strumento lavorativo. – Se esiste un limite al chilometraggio mensile. – Chi è responsabile dei costi del carburante, se può essere richiesto il rimborso o fa parte del Fringe Benefit. – La responsabilità per la manutenzione ordinaria del veicolo: chi deve assicurarsi che venga revisionato in tempo? – Una chiara procedura di gestione dei sinistri. Occorre una guida passo dopo passo su cosa fare e chi contattare in caso di incidente. Inoltre, bisogna definire chi è responsabile per le multe.  

La definizione dei veicoli per la flotta

Attraverso la definizione dei veicoli la Car Policy aziendale esercita una massiccia influenza sui costi, ecologia e sicurezza del parco auto. A questo proposito occorre quindi soffermarsi in particolare sugli aspetti di motorizzazione, pneumatici ed equipaggiamento. Va altresì chiarito se per predeterminate categorie vengono impiegati veicoli di categoria omogenea o se con veicoli di riferimento predefiniti viene lasciata ai collaboratori una certa libertà di scelta. Un altro aspetto da tenere in considerazione, i veicoli aziendali circolanti quotidianamente rappresentano una preziosa piattaforma pubblicitaria e devono pertanto rispecchiare l’immagine aziendale che si desidera trasmettere.    

Aspetti amministrativi e burocratici

Nella Car Policy dovrebbero essere inclusi anche gli aspetti amministrativi e burocratici per la gestione della flotta. Per esempio: – Scelta della formula di mobilità. È preferibile il leasing, l’acquisto o il noleggio a lungo termine dei veicoli? Questa scelta deve necessariamente anche tener conto delle direttive di bilancio. – Calcolo del TCO (costo totale di proprietà) e gestione di tutte le spese dell’auto aziendale. Approfondisci nel nostro articolo Tutti i costi dell’auto aziendale che non hai mai considerato. – Le procedure di assegnazione dei veicoli. – Formazione dei driver. – Procedure amministrative di gestione dei sinistri. – Gestione delle carte carburante. – Procedure di manutenzione ordinaria e straordinaria; – Procedure di rottamazione o di vendita delle auto aziendali usate ecc.  

La gestione dei casi di negligenza dei driver

Tuttavia, forse uno degli aspetti più importanti da definire nella Car Policy è cosa fare in caso di negligenza da parte dei driver. Ciò deve includere le informazioni su cosa va considerato come negligenza, per esempio: – Mancato mantenimento del veicolo pulito, dentro e fuori; – Mancata manutenzione ordinaria (se è di responsabilità di driver); – Mancata segnalazione di un sinistro o di una multa; – Mancata riparazione tempestiva del veicolo; – Mancata sicurezza del veicolo aziendale. Nella Car List devono essere specificate esattamente le ripercussioni che spettano per qualsiasi comportamento negligente, e dettagliare le procedure e le norme di sicurezza. Ciò proteggerà l’azienda e i conducenti creando una fonte centrale di informazioni sull’uso del veicolo aziendale e sulle procedure necessarie relative alla sicurezza.    

Cosa rischi se non hai una solida Car Policy aziendale

Una Car Policy è il documento di riferimento dei fleet manager che regolarizza tutte le questioni relative alla flotta. Va creato per proteggere l’azienda, i veicoli e i dipendenti e garantire che vi siano linee guida rigorose e chiare per tutti i soggetti coinvolti. Ti devo dire che se non hai una Car Policy aziendale stai rischiando. Ti faccio alcuni esempi di problematiche riscontrate dai nostri clienti prima di avere una Car Policy definita: – In caso di un sinistro per colpa del driver, quest’ultimo si può rifiutare di coprire il danno se la responsabilità delle parti non è definita in una Car Policy. – Anche il mancato controllo periodico di idoneità alla guida può diventare un incubo per l’azienda perché al volante dell’auto aziendale può trovarsi una persona che mette in pericolo sé stesso e gli altri. Per la paura di perdere il posto di lavoro i dipendenti potrebbero evitare di fare, per esempio, i test oculistici periodici, e se non esiste una Car Policy aziendale che stabilisca che tali test debbano essere eseguiti regolarmente, non puoi verificarlo. – I costi supplementari sono sicuramente una brutta notizia, soprattutto quando avresti potuto evitarli. Senza una chiara Car Policy che definisce le procedure di manutenzione, in caso di guasto i dipendenti potrebbero rivolgersi ad un fornitore non affidabile e l’azienda finirebbe per pagare molto di più per le riparazioni. – Se la tua azienda trasporta merci pericolose, hai sicuramente bisogno di una Car Policy ben definita, poiché il rischio per tutte le parti è molto più elevato. Le aziende devono anche tenere traccia di quali merci sono classificate ad alto rischio, poiché puoi facilmente essere colto alla sprovvista. Al di là di questi esempi che ti ho appena fatto, vorrei anche dire che tutti gli aspetti definiti in una Car Policy aziendale influiscono in maniera determinante sui fattori di costo dei veicoli della flotta. Ecco perché questo documento è una necessità assoluta per chi vuole gestire il proprio parco auto in modo efficace. L’elaborazione di una Car Policy precisa è un compito molto oneroso in termine di tempo e può essere gestita internamente o affidata a un fleet manager esterno. Noi di Rent&Drive, oltre a fornire il servizio di noleggio a lungo termine, ci occupiamo anche dell’elaborazione di una Car Policy per i nostri clienti, facendoli risparmiare tempo e denaro. Scopri le nostre offerte di noleggio a lungo termine delle auto aziendali e dei veicoli commerciali.