Car List: perché serve, cosa comprende e come elaborarla

La scelta dei veicoli per la flotta è sempre una questione difficile che occupa tanto tempo a chi la gestisce… a meno che non ci sia già una Car List pronta. Come elaborarla in modo che rispecchi le necessità aziendali e riesca a soddisfare i driver? Cosa bisogna tenere in considerazione quando scegli i modelli adatti per il tuo parco auto? In questo articolo ti do tutte le spiegazioni.    

A che cosa serve una Car List

Per capire meglio a che cosa serve una Car List partirei dalla sua definizione. Letteralmente è una lista predefinita di autovetture da cui viene composta la flotta e tra le quali il dipendente (o anche il dirigente) può scegliere la sua auto aziendale. La presenza di una Car List permette di avere un parco auto omogeneo nel rispetto delle norme indicate nella Car Policy, di cui abbiamo parlato in uno dei nostri precedenti articoli.  Spesso capita che, in assenza di una Car List, al dipendente venga comunicato solamente una cifra, entro cui stare, in base alla quale può scegliere la sua auto aziendale. In questo caso si rischia di andare contro le politiche aziendali ed influenzare negativamente l’efficienza della flotta. Inoltre, avere già pronto un elenco di veicoli, con tutte le specifiche fino al minimo dettaglio, può portare enormi vantaggi amministrativi: come minimo ti evitano di perdere troppo tempo quando arriverà il momento di procurare delle nuove vetture aziendali. Ovviamente, puoi usufruire di tutti questi vantaggi solo se la tua Car List è elaborata come dovrebbe essere, cioè include tutte le informazioni necessarie. Vediamo cosa deve comprendere.  

Elementi chiavi della Car List

Solitamente la Car List rappresenta una matrice composta da tre elementi importanti:

• modelli e specifiche necessarie
• fasce di driver
• limite di prezzo

Inoltre, nel documento possono essere incluse le informazioni relative agli optional obbligatori per tutti i veicoli e, se parliamo di vetture a noleggio lungo termine, i servizi compresi.  

Fasce di driver

Soffermiamoci un attimo sulle diverse fasce di driver. La scelta delle autovetture per la flotta dipende tanto da chi le guiderà. Non puoi avere nella tua Car List una Fiat Panda sia per lo stagista che per il CEO. Ti conviene suddividere tutto il personale viaggiante in più categorie a seconda del loro ruolo in azienda e delle necessità di mobilità che hanno. Ti faccio un esempio su come possono essere suddivisi i driver (ovviamente possono essere più o meno in base alle dimensioni della tua azienda e alle necessità di mobilità):

• Fascia A: Dirigenti (CEO, presidente, direttore)
• Fascia B: Dirigenti di medio livello (direttori di funzione, Executive o Senior Manager)
• Fascia C: Quadri
• Fascia D: Commerciali
• Fascia E: Personale di sede con auto pool

 

Modelli e specifiche necessarie

Come avevo già accennato prima, la Car Policy gioca un ruolo importante durante l’elaborazione della Car List. Proprio la Policy, infatti, ci fornisce le direttive che devono essere rispettate nella scelta dei nuovi veicoli. Per esempio, se l’azienda ha deciso di investire sulla mobilità sostenibile, nella Car List non devono mancare le voci che riguardano consumi ed emissioni CO2. Inoltre, nella Car Policy possono essere definite ulteriori caratteristiche da rispettare come, ad esempio, un certo tipo di carrozzeria, motorizzazione o, addirittura, il colore. Tutto ciò deve essere poi riportato e rispettato a sua volta nella Car List. Solitamente, nella Car List vengono incluse le seguenti voci riguardanti i modelli auto:

• Marca
• Modello
• Carrozzeria
• Trasmissione
• Alimentazione

Anche in questo caso le voci possono variare a seconda di esigenze particolari e dalla Car Policy.  

Limite di prezzo

Il controllo dei costi è una delle responsabilità principali del gestore della flotta, proprio per questo il limite di prezzo o del canone massimo è una voce che non può mancare nella Car List.  

Stilare una Car List passo dopo passo

L’elaborazione di una Car List non è una cosa semplice. Però se hai delle linee guida chiare da seguire, puoi stilare in modo preciso questo documento che ti sarà utile per i prossimi anni.  Prima di creare un elenco di modelli ti occorre definire le fasce di driver e le loro esigenze di mobilità: circolano in città o principalmente in autostrada, quanti chilometri percorrono mediamente, se hanno bisogno di trasportare della merce (se sì, quanta) … Tieni in considerazione anche l’immagine che l’azienda vuole trasmettere attraverso la sua flotta. Una volta risposto a queste domande ti sarai già fatto un’idea della carrozzeria più adatta, della motorizzazione ideale e delle prestazioni necessarie che deve avere l’auto aziendale per ogni fascia di dipendenti. Tutte queste caratteristiche devono essere riportate nel documento come requisiti base nella scelta dei veicoli aziendali. Consulta la Car Policy: ci sono delle direttive riguardanti la scelta dei veicoli? Se sì, segnale nella Car List tra i requisiti. Il terzo passo è definire il budget. Occorre capire qual è il tetto massimo per ogni fascia di driver.  Ecco quale aspetto potrebbe avere la tua Car List prima di compilarla con i modelli:

Fascia di driver	Limite del canone	Marca	Modello	Carrozzeria	Alimentazione	Trasmissione
Fascia A	900€			Berlina	Benzina
				SUV	Hybrid
				SUV	Hybrid
Fascia B	750€			SUV	Hybrid
				Station wagon	Diesel
Fascia C	600€			City Car	Elettrica
				City Car	Hybrid

Optional necessari:

• Vernice metallizzata
• Climatizzatore
• Sistema di navigazione

  Una volta definite tutte le voci necessari e il budget, si passa alla scelta dei veicoli. Bisognerà studiare i modelli presenti sul mercato e selezionare quelli più adatti alle esigenze della flotta e dell’azienda. Non devi soffermarti per forza su un modello per ogni fascia ma puoi arrivare anche fino a 5-10 per riuscire a soddisfare le diverse necessità anche nell’interno della stessa fascia.  

Conclusioni

Avere una Car List ti aiuta anche nella scelta del fornitore: sapendo bene di che cosa hai bisogno potrai individuare l’offerta più conveniente e  che più si addice alle tue necessità. Noi di Rent&Drive, per esempio, oltre a offrire il servizio di noleggio a lungo termine, eseguiamo un’analisi del parco auto e supportiamo i nostri potenziali clienti durante la stesura della loro Car List facilitando così la gestione della flotta aziendale. Scopri il nostro reparto dedicato al noleggio a lungo termine delle flotte aziendali o contattaci per richiedere una consulenza.